Depuis l’avènement de l’outil informatique, plusieurs entreprises ruent aujourd’hui vers la dématérialisation des données. La gestion est un concept difficile à mettre en œuvre au sein d’une société. Plusieurs paramètres peuvent influer sur un calendrier de congés. Dans l’objectif de faciliter les suivis, les logiciels de gestion sont maintenant disponibles, et ce, même pour les sociétés de petites envergures.
Ce qu’est un logiciel de gestion des congés
Un logiciel de gestion des congés payés est un outil informatique conçu pour aider les services des ressources humaines dans leurs tâches. Le but est alors de faciliter les procédures de planning des absences parmi le personnel de l’entreprise. Dans la même optique, on parle aussi d’automatisation, car éventuellement, le logiciel se chargera de toutes les actions censées effectuées par l’agent RH. Un logiciel de gestion des congés payés possède des caractéristiques qui sont tout à fait fonctionnelles. La fonction première de l’application est le planning. Dans ce cadre, le logiciel de gestion des congés payés va analyser les demandes d’absences. Éventuellement, il va se charger de la validation de ces dernières ou du refus de certaines d’entre elles avec l’aval d’un agent dans le service RH. Il pourra également modifier les périodes de demandes et indiquer les dates de remise en service des collaborateurs. Outre cela, un logiciel de gestion des congés payés va effectuer le suivi des soldes en prenant compte de divers paramètres comme la RTT, l’ancienneté… Aujourd’hui, un logiciel de gestion de congés payés peut aller bien loin en proposant une prévision d’absences dans le calendrier.
Fonctionnement d’un logiciel de gestion des congés
Un logiciel de gestion des congés payés peut être en accessible en ligne soit en local. Il est souvent intéressant d’opter pour un outil en ligne puisque cela est plus sécurisé. En effet, un logiciel en local nécessite d’abord du matériel pour stocker les informations. Outre cela, le propriétaire de l’entreprise devrait encore investir sur d’autres outils comme l’installation d’un réseau local afin que tout le personnel puisse accéder au logiciel et y déposer leurs demandes de congés. Celui en ligne se présente alors comme étant le plus intéressant puisqu’il suffit juste de l’utiliser. Par ailleurs, tous les collaborateurs peuvent y accéder, qu’importe soit leur plateforme. Un logiciel de gestion de congés payés est une application web. Il est donc accessible par le biais d’un navigateur que ce soit sur un ordinateur ou sur un appareil mobile, un smartphone ou une tablette. Toutefois, les interfaces peuvent différer d’un utilisateur à l’autre selon le niveau relégué par l’entreprise. Généralement il existe deux niveaux dans le logiciel. L’un est accessible par le personnel et l’autre est réservé pour le service RH.
Les fonctionnalités côté utilisateur
La logique d’une entreprise veut que le personnel soit dirigé par un manager. La gestion peut néanmoins être assurée par tout un service dans le domaine des ressources humaines. Si c’est le cas, on peut alors considérer trois niveaux dont les collaborateurs, les agents RH et enfin, le directeur RH. Le logiciel de gestion des congés payés prend en compte ces critères pour gérer son interface utilisateur. Le personnel pourra ainsi effectuer avec aisance tout ce qui touche des demandes d’absences. En effet, dans l’interface collaborateur, on a quatre fonctionnalités clés. La première est la demande de congés. Les logiciels avancés intègrent dans cet onglet des motifs prédéfinis d’absence, ceci pour faciliter au plus l’utilisateur. Un calendrier sera aussi disponible afin d’indiquer les dates de débuts et de fins des absences. La seconde fonctionnalité est la visualisation du compteur. Dans l’optique d’aider au plus le personnel, le logiciel propose de calculer le reste de leur solde de congés. La troisième fonctionnalité concerne le planning de l’équipe. Un membre du personnel pourra ainsi y voir les demandes d’absences d’autres collaborateurs et en avoir une idée des éléments actifs pendant les absences. Il pourra éventuellement choisir de modifier les dates ou les durées selon son jugement sur la capacité des membres restants à assurer le travail. Enfin, un logiciel de gestion de congés payés peut donner un historique complet des demandes antérieures et des demandes en cours si des cas de vérifications étaient nécessaires.
Les fonctionnalités côté Service RH
Le service des ressources humaines possède leurs propres interfaces dans un logiciel de gestion des congés payés. Ceci, car l’outil informatique ne peut agir sans l’accord d’un membre du service. On peut différencier les tâches d’un agent RH dans le logiciel en cinq activités. La première est l’inscription des employés. Le service y gère l’ajout d’un collaborateur, la modification de leurs informations relatives ainsi que la génération d’un mot de passe individuel à chaque membre du personnel. La seconde fonctionnalité attribuée dans cette interface est la possibilité d’affecter une personne au sein du service RH. Cette dernière pourra ainsi gérer les demandes au sein d’une équipe attribuée sous sa responsabilité. Outre cela, le logiciel de gestion des congés payés propose également un export des données. Ceci est très utile au sein d’une entreprise puisque cela permettra au service financier de gérer les comptes de chaque utilisateur. Une des fonctionnalités principales dans le côté RH est également la définition des types de contrats. On peut alors y modifier ou supprimer des contrats ainsi que de rajouter des jours particuliers dans le calendrier. Enfin, le service des ressources humaines peut définir des motifs d’absences jugés valables, importants ou irrecevables selon les types de contrats, de personnel, etc.
Pourquoi utiliser un logiciel
Un logiciel de gestion des congés payés en ligne est avant tout un outil informatique. Il est donc géré par un organisme indépendant de l’entreprise. Le fait qu’il soit numérique permet d’éviter les erreurs produites par un traitement sur papier ou oral. Ce procédé permet d’acquérir un gain de temps considérable. Il suffira juste d’avoir une connexion à Internet afin de déposer la demande du côté de l’utilisateur et de les valider du côté du service RH. Il n’y a donc pas besoin d’attendre les heures ouvrables pour se connecter à son compte. Pour une entreprise, le réel avantage issu d’une utilisation d’un logiciel de gestion des congés payés est la traçabilité des données. En effet, non seulement le service a en mémoire les historiques des informations, mais en plus, il peut donner avec précisions les soldes possibles de congés.