Se conformer au RGPD : un grand pas pour optimiser le fonctionnement de l’entreprise

À l’heure actuelle, les entreprises ne peuvent plus se passer d’un système informatique. Effectivement, celui-ci facilite grandement le pilotage des activités et permet de stocker des informations concernant ces clients. Depuis peu, la collecte des données oblige aussi les sociétés à se conformer au RGPD. Cette obligation légale ne doit cependant pas être perçue comme une contrainte. En effet, une opération de mise en conformité aidera l’enseigne à mieux exploiter son patrimoine informationnel.

Ce qu’il faut savoir concernant le RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a souvent été présenté comme un texte s’appliquant uniquement aux géants du web. Or, il n’en est rien. En effet, cette loi concerne toutes les structures disposant d’un système informatique. Dès lors qu’un établissement quelconque conserve des informations relatives à des citoyens européens, il a l’obligation de se conformer au RGPD. Les services publics n’y font pas exception. Ainsi, il s’agit d’une réforme majeure.

L’adoption du RGPD vise avant tout à protéger les particuliers contre les violations et les détournements de données. Ces infractions se sont multipliées au cours de ces dernières années et les autorités compétentes souhaitent endiguer ce phénomène. Dans cette optique, la commission européenne accorde de nouveaux droits à tout un chacun. On peut désormais consulter, rectifier ou encore exiger la suppression des données à caractère personnel. Les entités concernées doivent mettre tout en œuvre pour que les tiers puissent exercer ce droit. À cet effet, les entreprises ont tout intérêt à apporter quelques modifications à leurs systèmes informatiques. D’ailleurs, des autorités de contrôle ont également vu le jour. Elles sont habilitées à prononcer des sanctions en cas de manquements.

Comment se conformer au RGPD ?

En France, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) met tout en œuvre pour débusquer les infractions au RGPD. Cette entité a déjà envoyé des lettres de mise en demeure à des grandes entreprises et aux services publics. Cette procédure débouche souvent sur une inspection. Si les contrôleurs constatent des manquements graves, l’enseigne recevra une peine d’amende. Les autorités compétentes peuvent également obliger la société à interrompre ses activités jusqu’à ce que le problème soit résolu.

Pour éviter ce scénario, il convient d’effectuer les opérations de mise en conformité dans les meilleurs délais. Pour cela, l’établissement doit absolument solliciter ou désigner un DPO. Ce dernier est en mesure de réaliser un audit de conformité. Les résultats de ce diagnostic livrent des indices sur la manière permettant de sécuriser les workflows. Le spécialiste veillera à créer un registre de traitement. Celui-ci offre une meilleure sécurité des données en optimisant l’administration du système. Au terme de ce projet, le DPO enverra à la CNIL la documentation technique. Ceci évitera d’éventuels contrôles. Bien entendu, un suivi sera nécessaire pour identifier et corriger les failles du système.  Pour faciliter ce contrôle, on pensera à se doter d’un logiciel DPO.


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